La web de un centro de psicología con varios profesionales

Alguien abre la web de tu centro con cuatro preguntas: con quién, cuándo, cuánto y si puede ser online. Cuando sois varios psicólogos, cada respuesta depende de una agenda distinta.

Por eso, la respuesta a qué debe tener la web de un centro de psicología no es la misma que para una consulta individual. Lo contamos desde Psyteco, una clínica de León con tres profesionales: antes de la web que le hicimos, la cita se pedía por formulario, teléfono, WhatsApp o correo, y la terapia online iba por un portal aparte.

Una portada para un equipo, no para una persona

Casi todo lo que se publica sobre qué debe tener la web de un psicólogo da por hecho que trabaja solo: una foto, un «sobre mí» y un botón de cita. En un centro, quien llega no conoce al equipo y no tiene por qué saber a quién pedir cita.

Psyteco ofrece 41 servicios. Su portada los ordena en seis áreas y presenta al equipo con sus fotos y la dirección de la consulta, y la reserva admite «cualquier especialista»: elegir profesional no es obligatorio.

El teléfono y «Reservar cita» van fijos en la cabecera y, en el móvil, en una barra abajo, junto a WhatsApp. Quien prefiere llamar no tiene que buscar el número.

Cada profesional necesita además su ficha, con su título exacto. El Código Deontológico del Psicólogo considera grave atribuirse «una titulación que no se posee» o usar «denominaciones y títulos ambiguos» (art. 51). Psicóloga general sanitaria y especialista en Psicología Clínica no son lo mismo, y la web tiene que distinguirlo.

Varias agendas y una sola reserva

En Psyteco, cada profesional lleva su agenda en Google Calendar, y parte de las sesiones se conciertan por teléfono o en la propia consulta. Una reserva online que no lo sepa acaba ofreciendo una hora que ya está dada.

Por eso las horas que enseña su web salen del horario de cada profesional, menos ausencias, cierres y lo que ya está ocupado en su calendario. Al pagar, la cita entra sola en el calendario de quien la atiende y, si se cambia o se cancela, el evento se mueve o se borra. Nadie pasa citas a mano de un sitio a otro.

Tu agenda no tiene por qué estar en Google Calendar. Lo que hace falta saber es dónde está y si la web puede leerla y escribir en ella. Si dudas entre contratar un programa de citas o montar la reserva en tu propia web, lo comparamos en software de citas para clínicas: SaaS o a medida.

¿Reserva y pago en la web, o mejor no?

Hay quien desaconseja los calendarios y las pasarelas de pago en la web de un psicólogo, y quien los da por imprescindibles. Nosotros hacemos webs con reserva y no somos neutrales, así que van los criterios para que decidas tú.

Compensa con varias agendas, con terapia online, con tarifas que cambian según la cita y cuando las cancelaciones dejan horas vacías. Si empiezas por tu cuenta y la agenda te cabe en la cabeza, un formulario bien hecho y la agenda a mano te pueden bastar una temporada.

En Psyteco la tarifa dependía de la cita: la primera consulta y las siguientes no cuestan ni duran lo mismo, la terapia de pareja tiene su precio y los menores de 15 años, otro.

La web anterior lo resolvía con un «te informaremos de la tarifa exacta». La nueva calcula el importe al reservar, incluida la tarifa infantil a partir de la fecha de nacimiento.

Sobre cobrar por adelantado, el Código Deontológico no dice nada, y sobre cancelaciones, tampoco. Pide, eso sí, informar antes de la cuantía de los honorarios (art. 55). Y si la web enseña precios, la LSSI exige que sean claros y que digan si incluyen impuestos (art. 10.1.f).

Si cobras al reservar, conviene que la política de cambios esté escrita y a la vista antes de pagar. En Psyteco el paciente puede cambiar la cita una vez hasta 24 horas antes, o cancelarla hasta 48 horas antes con devolución, menos la comisión de Stripe. No hay comisión de plataforma por cita: solo la del pago.

Una web con reserva y pago para un centro con varios profesionales parte de 5.000 €, con la web incluida. Cómo la planteamos está en nuestra página de web con sistema de reservas.

Lo que una cita dice de la salud de alguien

Una reserva en un centro de psicología no es una reserva cualquiera. El servicio que alguien elige ya dice algo de su salud, y el RGPD trata como datos de salud también los recogidos «con ocasión de su inscripción a efectos de asistencia sanitaria» (considerando 35 y artículo 9).

El Tribunal de Justicia de la UE consideró datos de salud lo que un cliente escribe en una web al pedir un medicamento que no necesita receta (asunto C-21/23). La comparación es nuestra, pero una cita con un psicólogo no dice menos.

Lo que sigue no es asesoramiento legal: es lo que dicen las normas, con su enlace, para que lo revises con tu asesoría.

Lo que sale fuera: el cobro, el calendario y el móvil

Con esa idea montamos la reserva de Psyteco. La pregunta no era solo qué datos pedir, sino por dónde iban a pasar después:

• El cobro. El cargo de Stripe, y con él el recibo, no lleva el servicio reservado.
• El calendario. La cita entra en el calendario del psicólogo sin el nombre del paciente ni el servicio.
• El móvil. El aviso que recibe la clínica no dice de quién es la cita ni qué servicio.
• La analítica. Solo se carga si el visitante la acepta.

Para notificar o recordar una cita al paciente por teléfono o por mensajería, la AEPD pide revelar «la mínima información necesaria» (Guía para profesionales del sector sanitario, apartado 5).

Cuando es el centro el que llama para cambiar o anular una cita, concreta: «la mínima información posible para identificar la cita (día, hora, centro, unidad)», sin mencionar síntomas, enfermedad ni tratamientos. Y hay que haber avisado, al recoger el teléfono, de que se usaría para eso (apartado 7.C).

Con WhatsApp, la misma guía pide que el mensaje vaya «únicamente al paciente, y no a un grupo» y que haya siempre otra vía de contacto.

Y advierte de que, sin medidas de seguridad aceptables, «es probable que no sea aconsejable la comunicación con el paciente a través de estos medios, especialmente cuando se trate de datos sensibles» (apartado 5). Para pedir cita o preguntar un horario, sí; para contar lo que le pasa a alguien, no.

Las cookies de analítica necesitan consentimiento previo, salvo una excepción muy acotada para la medición de audiencia, y rechazar tiene que estar «al mismo nivel» que aceptar (guía de la AEPD sobre el uso de las cookies).

Para la asistencia sanitaria, la AEPD dice que «generalmente, no es necesario solicitar el consentimiento al paciente», pero sí hay que informarle (apartado 2.A). La casilla de «acepto» no sustituye a eso. Y no pidas de más: en Psyteco el motivo de la consulta es opcional, y lo que se escriba ahí ya es un dato de salud.

Lo que se ve dentro: cada uno, lo suyo

En el panel de Psyteco cada cuenta tiene su perfil: administración lleva la agenda de todo el equipo, cada psicólogo ve solo sus citas y las fichas de sus pacientes, y quien escribe el blog solo toca el contenido. Escribir en el blog no da acceso a ningún dato de salud.

Además, la LOPDGDD exige delegado de protección de datos a los centros sanitarios que deben conservar historias clínicas, y deja fuera al profesional que trabaja «a título individual» (art. 34.1.l). Si diriges un centro, pregúntaselo a tu asesoría.

La terapia online, dentro de la misma reserva

Antes, en Psyteco, la terapia online tenía su propio portal de citas, con otra agenda. Ahora es una opción más de la misma reserva: el paciente elige presencial u online al empezar y, al pagar, la sesión entra en el calendario de quien la atiende con su sala de Meet ya creada. Una agenda por profesional, también para lo online.

Lo que pide la profesión está en la Guía para la práctica de la telepsicología del Consejo General de la Psicología (2017):

• aplicaciones «previamente examinadas» que cuenten con «los parámetros de verificación, confidencialidad y seguridad», y nada de videoconferencias con funciones de red social;
• un consentimiento documentado y específico antes de empezar, que diga qué datos se guardan y cómo;
• el pago, y qué pasa si la sesión se corta por un fallo técnico, acordados de antemano;
• saber qué servicios de emergencia hay en la zona donde está el paciente, que no siempre es la tuya.

Es de 2017 y su parte jurídica cita la ley de protección de datos de 1999: tómala como orientación de práctica, no como resumen legal.

Lo que la web tiene que enseñar

La LSSI obliga a quien ofrece sus servicios en una web a dejar a mano, de forma «permanente, fácil, directa y gratuita», quién hay detrás (art. 10). Para un centro de psicología, eso quiere decir:

• nombre, domicilio, correo y NIF y, si el centro es una sociedad, sus datos registrales;
• si la actividad necesita autorización previa, sus datos y el órgano que la supervisa;
• al ejercer una profesión regulada, como la psicología sanitaria, el colegio y el número de colegiado, el título y el Estado de la UE donde se expidió, y las normas profesionales aplicables, con dónde consultarlas.

Un centro sanitario necesita autorización de funcionamiento antes de empezar (RD 1277/2003, art. 3.2), y su publicidad tiene que consignar «el número de registro otorgado por la autoridad sanitaria» (art. 6.2).

Algunas comunidades lo repiten en su propia norma. En Galicia, ese número tiene que figurar «en todas las comunicaciones externas, así como en la publicidad» (Decreto 12/2009, art. 26.2). En Castilla y León, el Decreto 49/2005 pide consignarlo en la publicidad (art. 4.h).

En Psyteco, que está en León, el aviso legal recoge el número de registro sanitario del centro, la colegiación y el código deontológico aplicable.

En un centro con varios profesionales, los datos que pide la LSSI son los del titular de la web, no los de cada psicólogo. Nuestra recomendación es que la ficha de cada profesional lleve también su colegio, su número y su título. Es lo que un paciente puede comprobar en el registro de su colegio antes de escribirte.

Hay una cosa que no exige la ley y que en Psyteco está al pie de cada página: el 112 y el 024. El 024 es la línea de atención a la conducta suicida, gratuita, confidencial y disponible las 24 horas, como explica el Ministerio de Sanidad. En una web de salud mental, a veces llega alguien que lo necesita ya.

Si ya tienes un WordPress

Casi ningún centro empieza de cero. Psyteco tenía un WordPress con cientos de direcciones entre servicios, fichas del equipo y entradas del blog.

Si vas a cambiar de web, pide antes dos cosas por escrito: la lista de direcciones de la web actual y la página nueva a la que irá cada una. En Psyteco se comprobaron todas antes de cambiar el dominio, y ninguna se quedó sin destino.

Y mide antes y después. Con el cambio, la nota de Psyteco en la prueba de velocidad de Google, en el móvil, pasó de 58 a 94 sobre 100. Tampoco perdió lo que tenía con WordPress: la clínica edita y publica sola sus 44 páginas de servicios y especialidades.

Si te reconoces en lo de las tres agendas y el portal aparte, la ficha de Psyteco cuenta el proyecto entero. Cuando quieras plantear la web de tu centro, desde diseño web para psicólogos puedes escribirnos sin dar datos de pacientes, y te respondemos en un día laborable.